Čo všetko je potrebné?
Či už sa chystáte na predaj lekvárov a sirupov cez e-shop, alebo plánujete otvoriť krajčírsky salón, ujasnite si pravidlá fakturácie. Čo patrí na klasickú faktúru, aký vplyv má platenie DPH, alebo čo znamená dobropis? Prečítajte si to dôležité, aby sa vaše podnikanie neskončilo hneď na začiatku.
Na čo vlastne faktúra slúži
Vďaka nej preukážete, že si od vás zákazník niečo kúpil a má vám zaplatiť – odborne sa tomu hovorí preukázanie transakcie.
Zvyčajne faktúra vznikne na základe objednávky alebo uzatvorenej zmluvy, či už ide o zmluvu ústnu, alebo písomnú. Po jej vystavení a odoslaní vám zákazník pošle peniaze na účet.
Ako má faktúra vyzerať – záleží, aký ste typ podnikateľa
Údaje, ktoré na vystavenú faktúru patria, sa líšia podľa toho, či ako podnikateľ vediete účtovníctvo a platíte DPH.
Najjednoduchšie to majú neplatitelia DPH bez účtovníctva. K nim patrí väčšina začínajúcich podnikateľov. Predpisy im nariaďujú, aby na vystavenej faktúre boli tieto údaje o dodávateľovi – teda o vás:
● meno a priezvisko (v prípade, že ste SZČO),
● názov firmy (v prípade s. r. o.),
● sídlo firmy alebo fyzickej osoby (tzv. fakturačná adresa),
● IČO,
● označenie registra, v ktorom ste ako podnikatelia zapísaní (obchodný register, živnostenský register a pod.).
Tým sa povinnosti končia, ale pre prípad kontroly z daňového úradu doplňte na doklad:
● informáciu, že nie ste platiteľom DPH,
● údaje o odberateľovi (v rovnakom rozsahu ako vaše údaje),
● slovné a číselné označenie dokladu (napríklad faktúra 20210001),
● opis tovaru alebo služby, za ktoré je faktúra vystavená,
● fakturovanú sumu,
● dátum vystavenia faktúry.
Ak DPH neplatíte, ale vediete účtovníctvo, situácia sa líši v tom, že sú pre vás vyššie odporúčané údaje povinné.
Ak platíte DPH, musí toho byť na faktúre viac
Vystavené faktúry totiž zároveň slúžia ako daňový doklad. Preto tam uveďte:
● meno a priezvisko (v prípade SZČO),
● názov firmy (v prípade s. r. o.),
● sídlo firmy alebo fyzickej osoby (fakturačnú adresu),
● IČO,
● označenie registra, v ktorom ste ako podnikatelia zapísaní (obchodný register, živnostenský register a pod.),
● v prípade právnickej osoby údaj o zápise vrátane oddielu a vložky,
● daňové identifikačné číslo dodávateľa (ak je odberateľ takisto platiteľom DPH, tak aj jeho DIČ),
● dátum vystavenia faktúry,
● v prípade, že sa líši od dátumu vystavenia dokladu, uveďte deň uskutočnenia zdaniteľného plnenia – to je deň dodania tovaru alebo služby, či prijatia platby,
● rozsah a druh dodávanej služby alebo množstvo a druh dodávaného výrobku,
● základ dane,
● sadzbu dane,
● výšku dane v eurách.
Kedy faktúru vystaviť
V prípade, že nepatríte k platiteľom DPH, máte to opäť jednoduchšie – zákon žiadnu lehotu nestanovuje. Mali by ste to však urobiť čo najskôr.
Ako platitelia DPH musíte faktúru vo väčšine prípadov vystaviť do 15 dní od chvíle, keď vám vznikla povinnosť priznať DPH. Zjednodušene povedané: do 15 dní od dodania tovaru alebo poskytnutia služby.
S akými typmi faktúr sa najčastejšie stretnete
Zvyčajne sa faktúry delia na prijaté a vystavené. Pri prijatých musíte platiť vy, pri vystavených váš zákazník.
Ďalším typom faktúry je zálohová faktúra, niekedy aj pro forma faktúra. Tú podnikatelia používajú v situácii, keď chcú aspoň časť peňazí dopredu. Pri predaji lekvárov to nutné nie je, ale ak by ste pracovali ako programátor a mali vytvoriť e-shop za 8-tisíc eur, určite by ste chceli aspoň polovicu sumy vopred.
Určite sa vám pod ruky dostane aj dobropis – opravný daňový doklad. Ten vystavíte napríklad vtedy, keď má objednaný tovar nejaký nedostatok a vy chcete dať zákazníkovi zľavu, alebo keď nedopatrením urobíte v pôvodnej faktúre chybu.
Medzi faktúry sa často počíta aj dodací list – doklad o doručení tovaru v správnom množstve.
Keď nad fakturáciou nechcete premýšľať, používajte špeciálny program
Pravidlá fakturácie sú zo začiatku podnikania celkom jednoduché. Keď sa vám však podarí biznis rozbehnúť, povinností pribudne. Preto sa oplatí spolupráca s účtovníkom alebo daňovým poradcom. Bude vás to stáť zopár desiatok eur mesačne a ušetrí vám to kopu starostí.
Vytváranie faktúr si však môžete uľahčiť už od začiatku. Vyskúšajte fakturačnú službu iDoklad – ak vám stačia základné funkcie, funguje aj zadarmo. Je to program na tvorbu faktúr, ktorý vytvorili účtovníci a programátori. Na pravidlá za vás dohliadajú algoritmy a vy máte vo všetkom poriadok. Vďaka tomu sa môžete naplno venovať činnostiam, ktoré vás bavia.
